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 Hoy en día el rol de una secretaria abarca una gran variedad de tareas y de responsabilidades por lo que su formación es cada vez más importante; idiomas, conocimientos informáticos, capacidades organizativas, son tan sólo algunos de los requisitos indispensables para las empresas a la hora de contratar a una secretaria. Si quieres llegar a ser una top assistant, debes reunir una serie de características que te ayudarán a ganarte la confianza de tu jefe y a mantenerte en el puesto, sigue leyendo. 1. Alta tolerancia al estrés y la presión
Esto no es por el gran volumen de trabajo que vas a tener, sino porque los directivos son como niños pequeños: caprichosos y consentidos; cambian de opinión cada 5 minutos, tienen pataletas y rabietas. La relación jefe-secretaria se convierte muchas veces en madre-hijo, en donde necesitarás de una gran paciencia y deberás educarle para que no te pida un vuelo a las 18hrs, te llame un domingo a las 7am o te falte al respeto cuando tiene un mal día. Mientras lo consigues, te puede ayudar tener una caja de sobres de té de tila en tu cajón de la oficina, hacer yoga o ponerte un kit de boxeo en casa para descargar el estrés a base de puñetazos. 2. No ser arrogante Es increíble cómo se le sube el cargo a la gente cuando empieza a trabajar en la zona noble de la oficina. La arrogancia y la prepotencia se hace presente a sus anchas por este rincón, acompañados de la falta de educación y malos modales. Muchas secretarias se creen que son reinas y que tienen esclavos a su disposición, tratan muy mal a sus compañeros de trabajo e incluso a proveedores. Si estás entre esas reinas, te recuerdo que Dirección General es un departamento más de la empresa y que los que trabajan allí son personas. Todos (jefes y puestos técnicos) pueden ser despedidos en cualquier momento, al igual que cualquier otra persona de la plantilla, asi que tú no te salvas. Por otro lado, te vas a pasar el día pidiendo favores a tus compañeros y a proveedores, por ejemplo cambios de fechas de reuniones, pedir datos para hacer presentaciones, que te traigan un catering en un tiempo récord, etc. La gente te ayudará si se lo pides por favor y das las gracias, y sobre todo, cuando ellos necesitan ayuda y tú se la prestas; no están para servirte ni obedecerte, se humilde y colabora. 3. Tener autoridad y firmeza
Te vas a encargar de manejar la agenda y muchos asuntos de tu jefe, tienes que ser capaz de transmitir a los demás autoridad y firmeza porque eres la mano derecha de tu jefe; lo que solicites y digas deberá tener el mismo valor que si lo dijera él directamente. Por tanto, tienes que hacerte respetar para que no te mareen, te den largas y pisoteen o tengan la imagen de que eres "la que hace el café para las reuniones". Trata de no ser la que se muere de miedo al entrar en el despacho de un directivo y tartamudee cuando hable con él, sé capaz de presionar a alguien para que haga esto o lo otro ¡ya! y llama la atención por algo que se ha hecho mal y que ha enfadado a tu jefe. No veas a los directivos como gente con un cargo súper importante, son tus compañeros de departamento. No les endioses ni les trates con tanta pleitesía como si fueras su esclava, si lo haces, al final te convertirás en su lacayo, disponible las 24hrs. Eso sí, debes ser cordial, amable y educada (al igual que con el resto de compañeros de la empresa, clientes y proveedores). Es recomendable hacer algún curso de liderazgo y dirección de equipos, te va a ayudar más que uno de técnicas de archivo o de taquigrafía. 4. Alta capacidad de negociación No solo tendrás que ceder de vez en cuando con tus compañeros para conseguir algo, también tendrás que negociar con personas de fuera de la empresa como secretarias de otras empresas para cerrar fechas de reuniones, hoteles, compañías aéreas, alquiler de coches y tener las mejores tarifas de alojamiento, vuelos, coches, etc. Quizás tendrás que entenderte con empresas de comercialización, papelería, catering, salas para eventos, servicios de limpieza, etc., claro que esto dependerá del alcance de tus funciones. La realidad es que son tantas las funciones que tienen que realizar que terminan convirtiéndose en la Office Managers, es decir, las que aseguran el correcto funcionamiento de la oficina. Por otro lado, debes estar conciente que generalmente nadie te felicitará si consigues firmar un súper contrato que ahorre mucho dinero a la empresa, desgraciadamente la mayoría de las empresas no reconocen que las secretarias deben tener capacidad negociadora. Para reforzar tus labores se recomienda hacer un curso de técnicas de negociación y persuasión. 5. Ser muy proactiva, con iniciativa y autónoma
Tu jefe es una persona ocupada por lo que debes saber que te ha contratado para optimizar su tiempo y para que tomes decisiones del día a día por él. No puedes estar entrando en su despacho e interrumpiéndole a cada rato para preguntarle si prefiere ventanilla o pasillo en un avión, qué comida pedir en un catering, qué restaurante reservar para una comida de negocios o a qué hora, o bien qué día quiere que cierres una reunión, a quién convocas y qué temas se van a tratar. La típica frase del jefe de "No me traigas problemas, tráeme soluciones" va especialmente dirigida a ti. Reúnete con él como mínimo una vez a la semana para revisar pendientes y de paso que te resuelva dudas importantes. Explícale cómo vas con los asuntos pendientes y que te oriente, evita preguntarle si encuadernas una presentación o si mejor le pones una grapa. 6. Saber priorizar y planificar En relación a lo anterior, debes tener la habilidad de priorizar y planificar porque seguramente te va a tocar organizar su agenda y saber cuándo una reunión o llamada es importante o no, e incluso decidir si asiste o no, o si hace la llamada ahora o dentro de 3 días. Entre tus funciones estarán el monitorear sus tareas pendientes y encargarte de que las cumpla en el plazo que le han fijado sus jefes (presidente, accionistas, etc). Debes aprender las diferencias entre importante, urgente y prioritario, solo así podrás organizar y administrar las horas de trabajo de tu jefe. 7. Ser organizada
Si tu jefe te pide por ejemplio el acta de la reunión comercial de determinada fecha, deberás saber dónde esta, para ello es esencial crear tu propio sistema de archivo tanto en papel como digital. Debe ser un sistema en el que tu encuentres rápido la información que te solicita. Sería ideal que compartieras con él una unidad de archivo común en la computadora y que le expliques cómo clasificas la información, por si un día te pones enferma o te vas de vacaciones, él pueda consultar lo que necesite. En relación a la organización de la oficina toma en cuenta también:
Recuerda que trabajar de forma sistemática te ayudará a tener todo bajo control. 8. Ser muy observadora No te imaginas cuánto ayuda la comunicación no verbal. Observando cómo se comporta y expresa la gente (gestos) te vas a dar cuenta de un montón de situaciones que ocurren en la oficina y captarás muchos mensajes "ocultos". Lo mismo ocurre si gestionas el correo electrónico de tu jefe. Presta atención al tono del mensaje, en cómo se expresan, lee entre "líneas". Si te fijas, llegarás a conocer muy bien a la gente y sus verdaderas intenciones. Debes ser capaz de analizar las situaciones. Estar muy atenta al lenguaje corporal de tu jefe, sumarás puntos y te harás imprescindible para él. 9. Ser muy discreta y reservada
Por tus manos pasa mucha información sensible y delicada, desde emails con condiciones de negociaciones con otras empresas, informes financieros o decisiones del comité de dirección o de la junta de accionistas. Es posible que veas el listado de los sueldos de toda la empresa o incluso que descubras que van a despedir a alguien. Sabrás cosas de la vida personal de tu jefe por ejemplo cuanto se gastó en una corbata o a dónde se fue de escapada romántica el fin de semana con su pareja. No le podrás contar a nadie esta información, ni a otros directivos, ni a compañeros ni fuera de la oficina. Tienes que ser muy discreta porque de lo contrario darás lugar a chismes, rumores falsos, malos entendidos y confusiones; incluso que alguien utilice esa información en tu contra o en contra de tu jefe. Secretaria viene de secreto, así que nunca reveles nada porque tu jefe perderá la confianza en ti, se sentirá traicionado y es posible que acabes despedida. Tampoco te extrañe si te hacen firmar una cláusula adicional de confidencialidad en tu contrato de trabajo. 10. Excelente presentación No se refiere a que seas alta, guapa y delgada. No se necesita ser modelo para ser secretaria. Tu eres la persona que ve la gente que llega a la oficina de tu jefe; tú representas la imagen corporativa y a tu jefe, así que dependiendo del sector al que se dedique tu empresa y de cómo vaya vestido tu jefe, así deberás elegir la ropa que te pones para ir a trabajar. Toma en cuenta que si tu jefe lleva traje, tu deberás llevar traje sastre o si la empresa para la que trabajas apuesta por un look casual, tu podrás vestir más informal. Recuerda que también debes ser elegante en tu forma de dirigirte a los demás; los buenos modales sociales y los empresariales son imprescindibles a la hora de tener una excelente presencia. Fuentes: |
